POLÍTICAS DE PRIVACIDAD
Este documento incluye las políticas de Tratamiento de la Información y Datos Personales adoptadas por DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S. en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, el cual la protección de datos personales. Igualmente, define los principios en materia de Tratamiento y garantiza derechos para los Titulares de los datos personales.
La empresa DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S. actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa a los titulares la finalidad de esta; la cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, operativa y de recursos humanos. Así mismo suprime los datos personales recolectados cuando haya dejado de ser necesario o pertinente para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
La información que recolecta la empresa en el desarrollo de su objeto social es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro, control de clientes, empleados, proveedores y accionistas.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S. es una empresa jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.
– Razón Social: DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S
– Oficina Principal: CALLE 22 No. 40-08 Duitama / Boyacá
– Celular: 312 311 35 35
– Email: ferreaceros.sas@gmail.com
BASES DE DATOS
Con el objeto de la prestación de nuestros servicios y la operatividad, tenemos las siguientes bases de datos, las cuales se rigen por las condiciones establecidas en esta política y en la normatividad aplicable:
1. Bases de datos de clientes.
2. Bases de datos de proveedores.
3. Base de datos de empleados.
4. Base de datos de accionistas.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que usted nos autorice a hacerlo, sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, implementamos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política.
Al aceptar esta Política, los titulares de los datos personales recolectados autorizan que nuestra empresa y/o terceros que actúan como encargados realicen el tratamiento de estos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y transferencia de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con nuestro objeto social. Así también efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales. Atender requerimientos de atención de consultas, quejas y reclamos, registros contables. Igualmente, la información de los empleados que reposan en nuestras bases de datos es utilizada exclusivamente con el fin de la elaboración de contratos laborales y demás obligaciones derivadas de los mismos o las leyes aplicables. En nuestra empresa los datos personales son recolectados para el contacto comercial permanente.
Adicionalmente los clientes, empleados, proveedores y accionistas en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política, nos autorizan para Utilizar la información recibida para fines de mercadeo de nuestros productos y servicios.
• Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos.
• Consultar y actualizar los datos personales.
• Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
• Recibir comunicaciones electrónicas con publicidad de DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S de los productos y servicios que comercializamos o promocionamos.
Con la aceptación de la presente Política, los titulares de los datos personales nos autorizan para hacerles llegar por distintos medios y vías (incluyendo correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de ofertas de productos que creemos pueden serle de interés.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizar las labores que comprenden el tratamiento. Los datos suministrados y almacenados en nuestras bases de datos se encuentran igualmente protegidos por sistemas de seguridad que impiden el acceso de terceros no autorizados a los mismos.
DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos, evitando su perdida, adulteración, consulta o acceso no autorizado o fraudulento. Así mismo realiza sus mejores esfuerzos para disponer de los procedimientos más actualizados para la eficiencia de los sistemas de seguridad. Tenemos establecidos políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre de su ubicación temporal o permanente de la forma en que ésta sea transmitida. Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así́ como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. Todo contrato con terceros que involucre el tratamiento de información y datos personales incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de esta.
DERECHOS DEL TITULAR
Con la aceptación de esta Política, usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:
✓ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.
✓ Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento (salvo cuando expresamente se exceptué como requisito para el tratamiento).
✓ Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a los datos personales.
✓ Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
✓ Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
✓ Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.
PROCEDIMIENTO
- La empresa solicita autorización escrita a todo cliente, empleado, proveedor, accionista o tercero en general del cual se realice tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso, diligenciando un formato para el Tratamiento de Datos Personales determinado por la empresa. Se realizará de igual manera de forma oral a través de una conversación telefónica o en videoconferencia
- Por solicitud del titular, la empresa suministrara toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular, respondiendo en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de esta. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, se informara al interesado los motivos de la demora y señalara la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
- El titular podrá realizar un reclamo ante la empresa para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando considere que la empresa incumple con la ley 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los deroguen, modifiquen y complementen..
Los reclamos se deben realizar a través del correo electrónico ferreaceros.sas@gmail.com, deben contener: Identificación del titular, Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, Dirección, Documentos adjuntos (si aplica).
Cuando se detecta que los datos para la realización del reclamo no están completos se solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias; la persona encargada dará respuesta de este.
La responderá al reclamo dentro de los quince (10) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo de este. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, se informara al interesado los motivos de la demora y señalara la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
- Así mismo el titular de los datos personales podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos.
- El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S.
ACCIONISTAS
La información y los datos personales de los accionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:
✓ Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.
✓ Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
✓ Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
✓ Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
✓ Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
✓ El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.
ACCESO A EDIFICIOS, VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE LAS INSTALACIONES
Contar con información de cada uno de los empleados que labora al servicio del DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS y de los visitantes que ingresen a las sedes de la empresa demás instalaciones de la organización.
✓ Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas y archivos de la empresa.
✓ Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.
✓ DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS Y RELAMOS.
Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:
CONSULTAS
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS.
De acuerdo con lo anterior, DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.
Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
RECLAMOS
Corrección, actualización, supresión y revocatoria
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.
Requisitos para presentar un reclamo:
• Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
• Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
• Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
• Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.
En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de este para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS entenderá que ha desistido del reclamo.
Cuando DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.
En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.
Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante
DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS, como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Supresión de la información
En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS.
Revocatoria de la autorización
En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede.
No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS.
Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.
LOS CANALES DE CONTACTO DEL PERSONAL ENCARGADO DE SERVICIO AL CLIENTE SON:
Dirección física: CALLE 20 No. 40-08 Duitama/ Boyacá
Celular: 312 311 35 35
Dirección electrónica: ferreaceros.sas@gmail.com
COOKIES
DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.
La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario. De igual forma no se recopilan datos de los usuarios, tales como: número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio
Para más información sobre el uso de las cookies en el sitio web y los aplicativos digitales, pueden consultar las políticas que sobre cookies ha establecido o llegue a establecer DISTRIBUIDORA FERREACEROS SAS.
MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S. se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información y de Datos Personales, en su totalidad o parcialmente en cualquier momento de manera unilateral. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente política de Tratamiento de Datos.
REVELACION DE LA INFORMACION
El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que DISTRIBUIDORA FERREACEROS S.A.S puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que puede ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.
VIGENCIA DE LA INFORMACION
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.
COMUNIQUESE
CÚMPLASE.
Actualización expedida en Duitama, Boyacá el día 29 de marzo del 2023.
